Автоматичний реєстр кореспонденції
Проблема
Щодня ваш відділ обробляє десятки електронних листів та документів. 20% часу йде на ручне сортування, пересилання відповідальним та внесення даних у таблиці. Через людський фактор 5% кореспонденції губиться або обробляється із затримкою, що призводить до зриву термінів. Автоматизація скоротить час обробки та мінімізує ризик втрати важливої інформації.
Як працює цей AI-ланцюжок
Тригер
Новий лист з певними ключовими словами (наприклад, 'Договір', 'Рахунок', 'Запит') ініціює процес.
Інструмент: Gmail API
Збір даних
n8n збирає метадані листа: відправник, тема, дата, вкладення. Вкладення автоматично зберігаються у хмарному сховищі.
Інструмент: n8n HTTP Request
AI-обробка
Claude аналізує текст листа та вкладення (зображення, PDF) для вилучення ключової інформації: номер договору, сума рахунку, термін виконання. Визначає пріоритетність запиту.
Інструмент: Claude API через n8n
Дія
Інформація автоматично вноситься в онлайн-таблицю Google Sheets з розподілом по стовпцях: Дата отримання, Відправник, Тема, Тип документа, Відповідальний, Пріоритет. Відповідальному надсилається сповіщення.
Інструмент: Google Sheets API
Результат
Відповідальний отримує персоналізоване повідомлення в Telegram з посиланням на документ та стислим описом. Можливість швидкого реагування та відстеження статусу обробки.
Інструмент: Telegram
Результат
ROI
$600/міс
Економія
12 год/тижд
Час реакції
з 2 годин → 5 хвилин